Setiausaha syarikat (Company Secretary) adalah seorang profesional yang memainkan peranan yang sangat penting dalam memastikan syarikat beroperasi dengan mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan. Tanggungjawab utama setiausaha syarikat melibatkan aspek pentadbiran, perundangan, dan pematuhan, yang memastikan syarikat berjalan lancar dan memenuhi kewajipan undang-undang. Berikut adalah beberapa tanggungjawab utama seorang setiausaha syarikat:

1. Pemantauan Pematuhan Undang-Undang dan Peraturan

Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk memastikan syarikat mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang relevan, terutamanya yang berkaitan dengan undang-undang syarikat, percukaian, dan piawaian pengurusan kewangan. Ini termasuk:

• Memastikan pemfailan dokumen dan laporan yang diperlukan kepada pihak berkuasa (contohnya, Suruhanjaya Syarikat Malaysia atau SSM di Malaysia).

• Memastikan perubahan dalam peraturan undang-undang diambil kira dan diterapkan dalam syarikat.

2. Pengurusan Mesyuarat Lembaga Pengarah dan Mesyuarat Umum

Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk mengatur dan memudahkan mesyuarat lembaga pengarah (Board of Directors) serta mesyuarat agung tahunan (AGM) syarikat. Ini termasuk:

• Menyediakan agenda mesyuarat.

• Menyediakan minit mesyuarat dan memastikan keputusan yang diambil direkod dengan betul.

• Menguruskan dokumen yang perlu ditandatangani oleh pengarah.

3. Pemeliharaan Rekod Syarikat

Setiausaha syarikat perlu memastikan bahawa semua rekod dan dokumen rasmi syarikat disimpan dengan betul. Ini termasuk:

• Menyimpan dan mengemaskini daftar pengarah, pemegang saham, dan perjanjian penting.

• Menguruskan pendaftaran dan dokumen berkanun seperti sijil pendaftaran syarikat, peraturan syarikat, dan keputusan mesyuarat.

4. Komunikasi dengan Pemegang Saham dan Pihak Berkepentingan

Setiausaha syarikat juga berperanan dalam menjaga hubungan antara syarikat dan pemegang saham, serta pihak berkepentingan lain. Ini termasuk:

• Menyampaikan maklumat penting kepada pemegang saham, seperti keputusan mesyuarat atau pengumuman kewangan.

• Memastikan pemegang saham diberi peluang untuk mengundi dan terlibat dalam keputusan penting syarikat.

5. Penyediaan dan Pengurusan Dokumen Korporat

Setiausaha syarikat perlu menyediakan, mengurus, dan memastikan pematuhan terhadap pelbagai dokumen korporat, termasuk:

• Memastikan perjanjian dan kontrak ditandatangani mengikut undang-undang.

• Memastikan pemfailan dokumen dengan agensi kerajaan seperti pelaporan kewangan dan pendaftaran perubahan dalam struktur syarikat.

6. Memberikan Nasihat Undang-Undang dan Tata Kelola

Setiausaha syarikat memberi nasihat kepada lembaga pengarah dan pengurusan mengenai undang-undang yang relevan dan amalan terbaik dalam tata kelola korporat. Mereka membantu memastikan bahawa syarikat mengamalkan prinsip tata kelola yang baik, termasuk aspek seperti konflik kepentingan, transparansi, dan tanggungjawab sosial korporat.

7. Pengurusan Keselamatan dan Rahsia Syarikat

Setiausaha syarikat perlu memastikan keselamatan dan kerahsiaan dokumen syarikat, terutamanya yang melibatkan maklumat sensitif. Ini termasuk menjaga kerahsiaan mesyuarat dan keputusan yang dibuat.

8. Penjagaan Pemilikan Syarikat

Setiausaha syarikat menguruskan rekod pemilikan saham syarikat dan memastikan proses pemindahan saham dilakukan dengan betul mengikut peraturan yang ada.

9. Pengurusan Pembaharuan Lesen dan Permit

Setiausaha syarikat memastikan bahawa syarikat memperbaharui lesen dan permit yang diperlukan untuk operasi perniagaan mereka, serta mematuhi peraturan yang dikenakan oleh pihak berkuasa tempatan atau negara.

10. Menjadi Penghubung Antara Pihak Pengurusan dan Lembaga Pengarah

Setiausaha syarikat juga berfungsi sebagai penghubung antara pihak pengurusan dan lembaga pengarah dalam hal-hal yang melibatkan keputusan strategik, pengurusan risiko, dan perancangan jangka panjang.

Secara keseluruhan, setiausaha syarikat adalah seorang profesional yang memainkan peranan penting dalam memastikan kelancaran operasi syarikat dari segi pentadbiran, pematuhan undang-undang, dan tata kelola yang baik. Tanggungjawab mereka adalah untuk memastikan syarikat berfungsi dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan, menjaga kepentingan pemegang saham, dan membantu pengurusan membuat keputusan yang strategik.